La atención al cliente es uno de los factores más importantes para el éxito de cualquier negocio. Un cliente satisfecho es un cliente fiel, que recomienda tu marca y que vuelve a comprar tus productos o servicios. Por el contrario, un cliente insatisfecho puede dañar tu reputación, generar malas opiniones y provocar la pérdida de ventas.
Una de las formas más habituales de comunicarse con los clientes es a través del teléfono. Ya sea para resolver dudas, ofrecer información, gestionar pedidos, recibir quejas o sugerencias, el teléfono es un canal directo, rápido y eficaz para atender a los clientes. Sin embargo, también puede ser un canal problemático, si no se cuidan los detalles y la calidad de la comunicación.
¿Qué pasa cuando llamas a una empresa y te encuentras con una locución telefónica? ¿Te sientes bien atendido, o te frustras y cuelgas? ¿Qué impresión te llevas de la empresa, de su profesionalidad, de su imagen, de su cercanía? ¿Qué sensaciones te transmite la voz que escuchas, su tono, su ritmo, su pronunciación, su expresividad?
Las locuciones telefónicas son mensajes de voz grabados que se reproducen cuando un cliente llama a una empresa. Pueden tener diferentes funciones, como dar la bienvenida, informar de los horarios, presentar las opciones del menú, poner música de espera, despedir al cliente, etc. Las locuciones telefónicas son una herramienta muy útil para optimizar la atención telefónica, ya que permiten:
- Ahorrar tiempo y recursos humanos, al automatizar algunas tareas y filtrar las llamadas según el motivo o el departamento.
- Mejorar la imagen y la identidad corporativa, al transmitir una sensación de profesionalidad, seriedad y confianza.
- Aumentar la satisfacción y la fidelización de los clientes, al ofrecerles una atención personalizada, rápida y eficiente.
Sin embargo, para que las locuciones telefónicas cumplan estos objetivos, es necesario que sean de calidad. Una locución telefónica de mala calidad puede tener el efecto contrario, y generar una mala experiencia de usuario, una mala imagen de la empresa y una pérdida de clientes. Algunos de los problemas más frecuentes que se pueden encontrar en las locuciones telefónicas son:
- Una voz poco atractiva, monótona, aburrida, robotizada, distorsionada o ininteligible.
- Un mensaje demasiado largo, confuso, repetitivo o irrelevante.
- Un sonido de baja calidad, con ruidos, interferencias o cortes.
- Una música de fondo inadecuada, molesta o desfasada.
- Un tono o un idioma que no se adapta al perfil o a las expectativas del cliente.
Para evitar estos problemas, y mejorar la atención al cliente con las locuciones telefónicas, es recomendable seguir una serie de consejos y buenas prácticas, que se pueden resumir en los siguientes puntos:
Contratar un servicio de locución profesional
El primer paso para mejorar la calidad de las locuciones telefónicas es contar con un servicio de locución profesional, que se encargue de grabar los mensajes de voz con la máxima calidad y garantía. Un servicio de locución profesional ofrece las siguientes ventajas:
- Una amplia variedad de voces, tanto masculinas como femeninas, con diferentes acentos, registros y estilos, para elegir la que mejor se adapte al tono y al público objetivo de la empresa.
- Una alta calidad de sonido, con equipos y estudios profesionales, que garantizan una grabación limpia, clara y sin ruidos.
- Una rápida entrega, con plazos ajustados y flexibles, que permiten tener las locuciones listas en poco tiempo y sin complicaciones.
- Un precio competitivo, con tarifas transparentes y asequibles, que se adaptan al presupuesto y a las necesidades de cada proyecto.
- Una garantía de calidad y satisfacción, donde el cliente quede totalmente satisfecho con el resultado final.
Uno de los servicios de locución profesional más recomendados es Audiored, una empresa especializada en locuciones telefónicas, que cuenta con más de 25 años de experiencia y más de 10.000 clientes satisfechos. Audiored ofrece un servicio de locución online, rápido, fácil y económico, con un catálogo de más de 1.500 voces profesionales, en más de 60 idiomas, y con una calidad de sonido excepcional.
Elaborar un buen guion de locución
El segundo paso para mejorar la calidad de las locuciones telefónicas es elaborar un buen guion de locución, que contenga el mensaje que se quiere transmitir al cliente, con un contenido claro, conciso y relevante. Un buen guion de locución debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
- El objetivo y la intención del mensaje, que debe ser informativo, persuasivo, emotivo, etc., según el propósito de la locución.
- El público y el contexto del mensaje, que debe tener en cuenta el perfil, las necesidades, las expectativas y las preferencias del cliente, así como el momento y el canal de la comunicación.
- La estructura y la extensión del mensaje, que debe seguir un orden lógico, con una introducción, un desarrollo y una conclusión, y que debe ser lo más breve y directo posible, sin perder información ni interés.
- El lenguaje y el estilo del mensaje, que debe ser adecuado al tono y al registro de la locución, y que debe ser sencillo, natural, cordial y respetuoso, evitando tecnicismos, jergas, muletillas o errores gramaticales o de ortografía.
Elegir un formato de audio adecuado
El tercer paso para mejorar la calidad de las locuciones telefónicas es elegir un formato de audio adecuado, que permita reproducir las locuciones con la máxima calidad y compatibilidad. Un formato de audio adecuado debe cumplir los siguientes requisitos:
- Una buena calidad de sonido, que no pierda ni distorsione la voz ni la música, y que se adapte al sistema de reproducción, ya sea una centralita telefónica, un IVR, un contestador automático, etc.
- Un tamaño de archivo óptimo, que no ocupe demasiado espacio ni consuma demasiados recursos, y que facilite la carga y la descarga de las locuciones.
- Un tipo de archivo compatible, que se pueda reproducir en cualquier dispositivo o plataforma, y que no genere problemas de formato o de codificación.
Algunos de los formatos de audio más utilizados para las locuciones telefónicas son el MP3, el WAV, el OGG o el WMA, entre otros. Cada uno de ellos tiene sus ventajas y sus inconvenientes, por lo que es importante elegir el que mejor se adapte a las características y a las necesidades de cada proyecto.
Añadir música de fondo y efectos de sonido
El cuarto paso para mejorar la calidad de las locuciones telefónicas es añadir música de fondo y efectos de sonido, que complementen y enriquezcan el mensaje de voz, y que creen un ambiente sonoro agradable y atractivo para el cliente. La música de fondo y los efectos de sonido pueden tener diferentes funciones, como:
- Captar la atención y el interés del cliente, al generar un estímulo auditivo que rompa la monotonía y el silencio.
- Reforzar el mensaje y la identidad corporativa, al transmitir una sensación de armonía, coherencia y personalización.
- Generar emociones y sentimientos en el cliente, al provocar una reacción psicológica y fisiológica que influya en su estado de ánimo y en su comportamiento.
- Crear una atmósfera y un contexto adecuados, al ambientar el mensaje según el tema, el tono, el estilo y el objetivo de la locución.
Sin embargo, para que la música de fondo y los efectos de sonido cumplan estas funciones, es necesario que sean de calidad y que se ajusten al mensaje de voz. Algunos de los criterios que se deben seguir para elegir la música de fondo y los efectos de sonido son:
- La originalidad y la exclusividad, que eviten el uso de música o efectos genéricos, repetitivos o copiados, y que aporten un valor diferencial y distintivo a la locución.
- La adecuación y la coherencia, que se adapten al tono, al estilo, al público y al objetivo de la locución, y que no contradigan ni distorsionen el mensaje de voz.
- La calidad y la armonía, que tengan un buen sonido, sin ruidos ni interferencias, y que se mezclen bien con la voz, sin taparla ni molestarla.
- La legalidad y la ética, que respeten los derechos de autor y la propiedad intelectual, y que no infrinjan ninguna norma ni ley.
Realizar un seguimiento y una evaluación de las locuciones telefónicas
El quinto y último paso para mejorar la calidad de las locuciones telefónicas es realizar un seguimiento y una evaluación de las locuciones telefónicas, que permitan medir su efectividad, su impacto y su satisfacción, tanto en la empresa como en los clientes. Un seguimiento y una evaluación de las locuciones telefónicas pueden incluir los siguientes métodos:
- Un análisis de las estadísticas y los indicadores de las llamadas, como el número, la duración, el motivo, el resultado, el horario, el departamento, etc., que permitan conocer el comportamiento y las preferencias de los clientes, y optimizar los recursos y los procesos de la atención telefónica.
- Una encuesta de satisfacción y de opinión a los clientes, que permita recoger sus impresiones, sus sugerencias, sus quejas y sus valoraciones sobre las locuciones telefónicas, y mejorar la calidad y la personalización de la atención al cliente.
- Una prueba de calidad y de usabilidad de las locuciones telefónicas, que permita comprobar su funcionamiento, su sonido, su claridad, su coherencia y su adaptación a los diferentes dispositivos, plataformas y sistemas de reproducción, y corregir los posibles errores o fallos.
Las locuciones telefónicas son una herramienta muy útil para mejorar la atención al cliente, siempre y cuando se cuiden los detalles y la calidad de las mismas. Para ello, es recomendable seguir una serie de pasos y de buenas prácticas, que se pueden resumir en:
- Contratar un servicio de locución profesional, que garantice una voz atractiva, una calidad de sonido y una garantía de satisfacción.
- Elaborar un buen guion de locución, que contenga un mensaje claro, conciso y relevante, adaptado al objetivo, al público y al contexto de la locución.
- Elegir un formato de audio adecuado, que permita reproducir las locuciones con la máxima calidad y compatibilidad, sin perder ni distorsionar el sonido.
- Añadir música de fondo y efectos de sonido, que complementen y enriquezcan el mensaje de voz, y que creen un ambiente sonoro agradable y atractivo para el cliente.
- Realizar un seguimiento y una evaluación de las locuciones telefónicas, que permitan medir su efectividad, su impacto y su satisfacción, tanto en la empresa como en los clientes.
Siguiendo estos consejos, se puede mejorar la atención al cliente con las locuciones telefónicas, y conseguir una comunicación más profesional, eficiente y satisfactoria, que beneficie tanto a la empresa como a los clientes. Si quieres saber más sobre las locuciones telefónicas, o contratar un servicio de locución profesional, te invitamos a visitar la web de Audiored, donde encontrarás toda la información y el asesoramiento que necesitas. ¡No lo dudes, y mejora tu atención al cliente con las locuciones telefónicas!