1. La Importancia de una Grabación Profesional
¿Por qué se graba el mensaje de la centralita?
Hay muchas razones para grabar el mensaje de tu centralita telefónica con una voz profesional, pero la principal es: El mensaje del contestador automático de tu centralita forma parte de la imagen que proyectas a tus clientes y prospectos. Es como el apretón de manos virtual que les das al contestar el teléfono. Por lo tanto, es fundamental que este mensaje sea:
- Profesional: Una voz bien modulada y clara transmite seriedad y confianza.
- Personalizada: El mensaje debe adaptarse a la identidad de tu empresa.
- Informativa: Debe proporcionar información relevante, como horarios de atención o instrucciones para acceder a diferentes departamentos.
¿Cómo redactar los mensajes de una centralita telefónica?
Para redactar mensajes efectivos, utiliza modelos y patrones. Aquí tienes algunos ejemplos:
Mensaje de Bienvenida: Saluda al llamante y presenta brevemente tu empresa. Por ejemplo: “Bienvenido a [Nombre de la Empresa]. Estamos encantados de atenderte. Si conoces la extensión de la persona con la que deseas hablar, marca ahora”.
Mensaje en Espera: Si el llamante debe esperar, ofrece información útil. Por ejemplo: “Gracias por esperar. En breve, uno de nuestros agentes te atenderá. Mientras tanto, visita nuestra página web en [URL] para obtener más información sobre nuestros servicios”.
Mensaje Fuera de Horario: Si alguien llama fuera del horario de atención, comunícale cuándo estás disponible. Por ejemplo: “Lamentablemente, estamos fuera de horario. Nuestro horario de atención es de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00. Por favor, déjanos un mensaje y te responderemos a la brevedad”.
2. Cómo Grabar Mensajes Impactantes
La Elección del Locutor o Locutora
La voz que graba tus mensajes es crucial. Debes elegir a alguien que represente la personalidad de tu empresa. Considera lo siguiente:
- Profesionalidad: Busca locutores con experiencia y una voz agradable.
- Afinidad con tu Marca: ¿Tu empresa es formal o relajada? La voz debe reflejarlo.
- Idioma y Acento: Si atiendes a clientes internacionales, considera grabar mensajes en varios idiomas.
La Música de Fondo
A veces, un suave fondo musical puede hacer que el mensaje sea más agradable. Elige una melodía que no distraiga y que se ajuste al tono de tu empresa.
La Edición y Entrega de los Archivos
Una vez grabados los mensajes, asegúrate de que estén bien editados. Elimina ruidos de fondo y ajusta el volumen. Luego, entrega los archivos en el formato adecuado para tu centralita.
La grabación de mensajes para centralitas es una tarea que requiere atención al detalle. La voz que escuchan tus clientes puede marcar la diferencia entre una buena y una mala experiencia. Así que invierte tiempo y recursos en crear un mensaje que refleje la excelencia de tu empresa. ¡Tu centralita te lo agradecerá!
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